Administra tu restaurante
con KobenOS
Todo lo que necesitas saber — desde configurar tu menú hasta gestionar pedidos, personal y cocina en tiempo real.
Primeros pasos
Crea tu cuenta y configura tu primer restaurante en minutos.
Crea tu menú
Agrega categorías, subcategorías y platillos con fotos y precios.
Pedido del cliente
Así es como tus clientes escanean el QR y ordenan desde su mesa.
¿Qué es KobenOS?
KobenOS es un sistema de punto de venta diseñado para restaurantes. Permite que tus clientes ordenen directamente desde la mesa usando un código QR, mientras tú y tu equipo tienen una vista en tiempo real de cada pedido, mesa y platillo — desde cualquier dispositivo.
Para tus clientes
- Exploran tu menú con fotos y videos
- Ordenan desde cualquier celular — sin descargar nada
- Siguen el estado de su pedido en la mesa
- Solicitan agua, la cuenta y más
Para ti y tu equipo
- Pedidos en tiempo real de todas las mesas
- Pantalla de cocina para tus cocineros
- Gestiona menú, personal e inventario
- Analíticas y facturación incluidas
Primeros pasos
Crear tu cuenta
- 1 Ve a la URL de KobenOS y haz clic en Registrarse
- 2 Ingresa tu nombre, correo electrónico y una contraseña
- 3 Revisa tu bandeja y haz clic en el enlace de verificación
- 4 Una vez verificado, el asistente de configuración inicial te guiará
Configurar tu restaurante
Después de verificar tu correo, un breve asistente te guiará por:
- 1 Nombre de la organización — tu marca o razón social
- 2 Datos del restaurante — nombre, dirección, teléfono
- 3 Tu primera categoría de menú — puedes agregar más después
- 4 Tu primera mesa — número y capacidad de comensales
Puedes omitir cualquier paso y completar los detalles más tarde desde Configuración.
Iniciar sesión
Ve a la URL de KobenOS e ingresa tu correo y contraseña. Si olvidaste tu contraseña, haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña? y sigue el enlace enviado a tu correo.
Después de 5 intentos fallidos, tu cuenta quedará bloqueada durante 15 minutos como medida de seguridad.
Resumen del panel
El Resumen es la primera pantalla que ves al iniciar sesión. Te muestra un vistazo en tiempo real de tu restaurante en este momento.
| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| Ingresos de hoy | Total de ventas de pedidos completados hoy |
| Pedidos de hoy | Número de pedidos completados hoy |
| Ticket promedio | Valor promedio por pedido hoy |
| Ocupación de mesas | Cuántas mesas están ocupadas vs disponibles |
Debajo de las tarjetas encontrarás:
- Pedidos recientes — los últimos pedidos realizados con su estado actual
- Solicitudes de servicio activas — mesas que pidieron agua, la cuenta, ayuda, etc.
- Alertas de stock bajo Pro — ingredientes que están por debajo del mínimo
El resumen se actualiza automáticamente para que siempre veas la información más reciente sin necesidad de recargar la página.
Pedidos
La sección de Pedidos muestra en tiempo real todos los pedidos realizados en tu restaurante.
Flujo de estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Pedido recién realizado, esperando confirmación |
| Confirmado | Pedido aceptado por la cocina |
| Preparando | La cocina está trabajando en él |
| Listo | La comida está lista para servirse |
| Completado | Pedido servido y cerrado |
| Cancelado | El pedido fue cancelado |
Filtrar pedidos
Usa los filtros en la parte superior para buscar por estado, rango de fechas, número de mesa o tipo de pedido (comedor, para llevar, domicilio).
Trabajar con un pedido
Haz clic en cualquier pedido para abrir el panel de detalles. Desde ahí puedes:
- Actualizar el estado — avanzarlo en el flujo de trabajo
- Cancelar un platillo — eliminar una línea e ingresar un motivo
- Aplicar descuento — monto fijo o porcentaje (requiere PIN de gerente)
- Agregar notas — instrucciones visibles para la cocina
- Dividir la cuenta — separar el total en partes iguales
- Imprimir la cuenta — genera un comprobante en PDF
Mesas
La sección de Mesas te permite gestionar la distribución del comedor. Cada tarjeta muestra el número de mesa, capacidad, estado actual, tiempo de ocupación y código QR.
Agregar y editar mesas
- 1 Haz clic en Agregar mesa
- 2 Ingresa el número de mesa y la capacidad
- 3 El código QR se genera automáticamente
Para editar, haz clic en el ícono de lápiz. Para eliminar, usa el menú de tres puntos → Eliminar.
Estados de mesa
Mesa limpia y lista para nuevos comensales.
Hay comensales sentados en esta mesa.
Mesa reservada para una próxima reservación.
La mesa se está limpiando — no disponible.
Códigos QR
Cada mesa tiene un código QR único. Al escanearlo, el cliente accede directamente a tu menú vinculado a esa mesa — sin descargar ninguna app.
- Para imprimir o descargar un QR, haz clic en el ícono QR de la mesa
- Para regenerar un solo QR: menú de tres puntos → Regenerar QR
- Para regenerar todos los QR: haz clic en Regenerar todos los QR en la parte superior
Al regenerar, los códigos QR anteriores dejan de funcionar de inmediato. Imprime y reemplaza los QR físicos en tus mesas.
Unir mesas
Si un grupo grande necesita dos mesas contiguas compartiendo una sola cuenta:
- 1 Haz clic en el menú de tres puntos de una mesa
- 2 Selecciona Unir con…
- 3 Elige la segunda mesa
Los pedidos de ambas mesas se combinarán. Para separarlas, selecciona Separar mesas.
Lista de espera
Cuando tu restaurante está lleno, la lista de espera integrada te permite llevar el control. Haz clic en Agregar a lista de espera, ingresa el nombre del comensal, número de personas y teléfono. Cuando se libere una mesa, haz clic en Sentar para quitarlos de la lista.
Modo POS (Mostrador / Para Llevar)
El Modo POS es la interfaz para cajeros y personal de mostrador. Permite registrar pedidos rápidamente, calcular cambio y cobrar con efectivo o terminal Mercado Pago.
Navegar el menú
- Las pestañas de categorías en la parte superior filtran los platillos
- La barra de búsqueda encuentra cualquier platillo por nombre
- El número sobre la tarjeta de un platillo indica cuántas veces ya está en el carrito
- Los platillos con tiempo de preparación ≤10 min se marcan como Popular
Agregar platillos al carrito
- 1 Toca un platillo para abrir su detalle
- 2 Si tiene modificadores (sabor, tamaño, etc.), selecciona uno antes de continuar
- 3 Usa los toggles de ingredientes para quitar lo que el cliente no quiera
- 4 Ajusta la cantidad y toca Agregar al carrito
Cobrar
- 1 Toca Cobrar — se abre la pantalla de pago con el desglose del pedido
- 2 Selecciona la propina: 10%, 15%, 20% o monto personalizado
- 3 Elige el método de pago
| Método | Qué sucede |
|---|---|
| Efectivo | Ingresa el monto recibido — el cambio se calcula automáticamente (verde si alcanza, rojo si falta) |
| Terminal Mercado Pago | La app conecta con tu terminal, envía el cobro y espera confirmación (hasta 90 seg). Si tienes varias terminales, elige la correcta en el selector |
| Otro | Registra el pedido sin procesar pago externo |
Al seleccionar un platillo, el panel derecho muestra recomendaciones de complementos. Usa el botón + para agregarlos al carrito en un toque — sin abrir el detalle del platillo.
Notificaciones de pedidos
Un ícono de campana en la barra superior se ilumina y suena cuando llegan nuevos pedidos. Tócalo para descartar la notificación.
Modo Mesero (Servicio a Mesa)
El Modo Mesero permite al personal de piso tomar pedidos directamente desde cualquier dispositivo, vinculados a la mesa correcta.
Seleccionar una mesa
Al entrar al Modo Mesero verás una cuadrícula de todas las mesas, con código de color:
| Color | Estado |
|---|---|
| ■ Verde | Disponible |
| ■ Rojo | Ocupada |
| ■ Naranja | Reservada |
Las mesas se actualizan automáticamente cada 15 segundos. Usa el botón Actualizar para una actualización inmediata.
Tomar un pedido
- 1 Toca la mesa que vas a atender
- 2 Navega el menú igual que en el POS: categorías, búsqueda, modificadores, cantidades
- 3 Toca Enviar pedido — el pedido llega directamente a la cocina
Navegación y tema
- La barra de navegación inferior permite cambiar entre la lista de mesas y el carrito activo sin perder el pedido
- Toca el ícono de Sol/Luna en el encabezado para cambiar entre modo claro y oscuro — el modo claro es recomendable en cocinas con mucha luz
- Toca Salir para regresar al panel principal
Pantalla de cocina (KDS)
La Pantalla de Cocina muestra todos los pedidos activos en un tablero en tiempo real — sin tickets de papel.
Columnas del tablero
Leer una tarjeta de pedido
Cada tarjeta muestra: número de pedido, mesa, platillos con cantidad y notas especiales (resaltadas en amarillo, ej. "Sin cebolla"). El tiempo transcurrido aparece como una insignia de color:
- Verde — menos de 5 minutos
- Naranja — 5 a 15 minutos
- Rojo parpadeante — más de 15 minutos (urgente)
Avanzar un pedido
- Desliza a la derecha en cualquier tarjeta para pasarla a la siguiente columna
- Los pedidos en estado Listo se cierran con el botón ✕ (requiere confirmación)
- Los pedidos listos que no se cierren se ocultan automáticamente a los 30 minutos
Sin internet (offline)
Si se va la conexión, los pedidos enviados desde tablets siguen llegando vía sincronización entre dispositivos. Aparecen marcados con "⬡ Sin sync" y se sincronizan automáticamente al recuperar la conexión.
Cómo configurarla
Abre Panel → Cocina en cualquier pantalla de tu cocina y mantén esa pestaña abierta — se actualiza cada 2.5 segundos. Para mejor experiencia, usa una tablet o monitor dedicado en modo pantalla completa.
Personal
La sección de Personal te permite gestionar a todos los que trabajan en tu restaurante.
Agregar personal
- 1 Haz clic en Agregar colaborador
- 2 Ingresa su nombre, correo, teléfono y puesto
- 3 Haz clic en Enviar invitación
El colaborador recibirá un correo para establecer su contraseña. Una vez que inicie sesión, su acceso estará limitado a las secciones que corresponden a su puesto.
Puestos de trabajo
Para eliminar a un colaborador, usa el menú de tres puntos → Eliminar. Su acceso se revoca de inmediato.
Turnos
El calendario de turnos te permite planificar quién trabaja y cuándo.
- 1 Haz clic en Agregar turno
- 2 Selecciona el colaborador y su puesto para ese turno
- 3 Establece la hora de inicio y fin
- 4 Haz clic en Guardar
Los turnos pueden editarse o cancelarse en cualquier momento.
Inventario
La sección de Inventario te ayuda a rastrear tus materias primas e ingredientes para que siempre sepas con qué cuentas.
Agregar artículos al inventario
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | ej. "Jitomate" |
| Categoría | ej. "Verduras", "Lácteos", "Carnes" |
| Cantidad | Nivel de stock actual |
| Unidad | kg, L, piezas, etc. |
| Cantidad mínima | Nivel en el que recibirás una alerta de stock bajo |
| Costo por unidad | Para cálculos de costo de alimentos |
| Proveedor | Nombre del distribuidor |
Control de stock
- Ajustar stock — suma o resta unidades después de recibir un pedido o hacer inventario físico
- Alertas de stock bajo — cuando un artículo cae por debajo de su mínimo, aparece una advertencia en el Resumen del panel
Vincular ingredientes a platillos
Dentro del formulario de edición de cualquier platillo, puedes agregar los ingredientes que usa y la cantidad por porción. Al completar un pedido, el stock se descuenta automáticamente.
Funciones de IA en inventario Pro
Haz clic en Rellenar desde recetas para que el sistema lea todas las recetas de tu menú y cree automáticamente los artículos de inventario faltantes. Perfecto para dar de alta el inventario desde cero una vez que ya tienes tus recetas listas. Al finalizar muestra un resumen de cuántos artículos se crearon y cuántos ya existían.
En la sección de Analíticas → Insights IA, haz clic en Revisar restock. La IA analiza los artículos por debajo de su mínimo y el consumo de los últimos 7 días, y genera una orden de compra sugerida con cantidades calculadas para dos semanas de operación.
Panel automático que identifica ingredientes con más de 14 días de stock acumulado según su tasa de consumo. Muestra el nombre, cantidad actual, valor en dinero y días estimados de existencia — con código de color según urgencia.
Si tienes ingredientes con exceso de stock, haz clic en Sugerir promoción. La IA genera 2–3 ideas de promociones ancladas a esos insumos, incluyendo nombre de la promo, descuento sugerido y un mensaje listo para redes sociales.
Analíticas
La sección de Analíticas te da gráficas e informes para entender el desempeño de tu restaurante.
Período de análisis
Selecciona el rango con el menú desplegable: Hoy, Últimos 7 días o Últimos 30 días. Los datos se actualizan automáticamente al cambiar el período.
Métricas principales
| Métrica | Descripción |
|---|---|
| Ventas totales | Suma de todos los pedidos del período |
| Total de pedidos | Número de órdenes procesadas |
| Mesas activas | Mesas atendidas del total disponible |
| Ticket promedio (AOV) | Ventas ÷ pedidos |
| Costo total (CMV) | Costo de los productos vendidos |
| Utilidad | Ventas menos costos |
| Margen de utilidad % | (Utilidad / Ventas) × 100 |
| Descuento aplicado % | (Descuentos totales / Ventas) × 100 |
| Venta por hora trabajada | Ventas / horas laboradas del período |
| RevPASH | Ingreso por mesa única atendida |
| Rotación de mesas | Órdenes por mesa y mesas únicas atendidas |
Desglose de categorías y platillos
- Qué categorías generan más ventas
- Platillos más rentables ordenados por utilidad (no solo por volumen de venta)
- Distribución de pedidos por hora — identifica tus horas pico
Exportar reportes
| Formato | Contenido |
|---|---|
| CSV | Resumen de KPIs, desglose por categoría, platillos más rentables. Ideal para importar a Excel o Google Sheets |
| Reporte profesional con nombre del restaurante, resumen visual y gráficas. Listo para imprimir o compartir |
Haz clic en Exportar CSV o Exportar PDF en la parte superior derecha. Los archivos se nombran automáticamente con el período y la fecha.
Si administras varias sucursales, verás la Vista Global que consolida las analíticas de todos tus restaurantes en un solo lugar.
Facturación
La sección de Facturación te permite crear y gestionar tus facturas fiscales.
Antes de comenzar, asegúrate de que tu RFC y la tasa de IVA estén completos en Configuración → Facturación e impuestos.
Crear una factura
- 1 Haz clic en Nueva factura
- 2 Selecciona un pedido completado — los artículos y totales se llenan automáticamente
- 3 Verifica los datos y haz clic en Timbrar
Los artículos marcados como no facturables en el menú se excluyen automáticamente.
Estados de factura
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Creada pero no emitida aún |
| Emitida | Enviada al cliente |
| Pagada | Pago confirmado |
| Cancelada | Factura anulada |
Devoluciones
Para emitir una devolución, abre la factura y haz clic en Emitir nota de crédito. Esto crea un registro de cancelación vinculado a la factura original.
Configuración
Configura tu restaurante en cuatro pestañas.
General
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del restaurante | El nombre que ven los clientes |
| Dirección | Calle, colonia, CP, ciudad |
| Teléfono | Número de contacto |
| Correo electrónico | Correo de contacto |
| Horario de atención | Apertura y cierre por día de la semana |
| Logo / imagen de portada | Tu imagen de marca en la pantalla de pedidos |
Facturación e impuestos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| RFC | Tu identificación fiscal |
| Tasa de IVA | Tasa de impuesto aplicada a los pedidos (ej. 16%) |
| Razón social | Nombre legal usado en las facturas |
Seguridad
| Campo | Descripción |
|---|---|
| PIN de gerente | Requerido para acciones sensibles como descuentos o cancelaciones |
| PIN de personal | Requerido para acciones básicas del personal |
Mantén estos PINs en privado. Solo los gerentes deben conocer el PIN de gerente.
Códigos QR
La URL base de QR es la dirección web integrada en todos los QR de tus mesas. Normalmente no necesitas cambiarla. Si cambias el dominio de tu aplicación, actualiza este campo y luego regenera todos los QR.
Cómo ordenan los clientes en la mesa
Así se ve la experiencia desde el punto de vista del cliente — sin descargar apps ni crear cuenta.
- 1 El cliente se sienta y escanea el código QR de su mesa con la cámara del celular
- 2 Tu menú se abre al instante en el navegador, mostrando categorías y platillos
- 3 Navegan, tocan un platillo para ver fotos, descripción y detalles
- 4 Agregan artículos al carrito (opcional: agregan notas por platillo)
- 5 Tocan Hacer pedido — el pedido va directamente a tu cocina
- 6 Pueden seguir el estado de su pedido en la misma pantalla
- 7 Cuando quieren pagar, tocan Solicitar cuenta — tu personal recibe una alerta
Los clientes también pueden chatear con el Asistente de menú con IA para preguntar sobre ingredientes, alérgenos y recomendaciones directamente desde la pantalla del menú.
Solicitudes de servicio
Los clientes pueden tocar un botón en cualquier momento para pedir asistencia — sin esperar a que pase un mesero. Todas las solicitudes aparecen en tu panel de Resumen en tiempo real.
Haz clic en Resolver en cualquier solicitud una vez atendida.
Planes y funciones
| Función | Lite | Estándar | Profesional |
|---|---|---|---|
| Gestión de menú | check_circle | check_circle | check_circle |
| Pedido por QR en mesa | remove | check_circle | check_circle |
| Pedidos y pantalla de cocina | check_circle | check_circle | check_circle |
| Gestión de personal | check_circle | check_circle | check_circle |
| Solicitudes de servicio | check_circle | check_circle | check_circle |
| Reservaciones | remove | check_circle | check_circle |
| Promociones | remove | check_circle | check_circle |
| Analíticas | remove | remove | check_circle |
| Control de inventario | remove | remove | check_circle |
| Facturación | remove | remove | check_circle |
| Asistente de menú con IA | remove | remove | check_circle |
Para actualizar tu plan, haz clic en Mejorar plan en el panel lateral o contáctanos.