Administra tu restaurante
con KobenOS
Todo lo que necesitas saber — desde configurar tu menú hasta gestionar pedidos, personal y cocina en tiempo real.
Primeros pasos
Crea tu cuenta y configura tu primer restaurante en minutos.
Crea tu menú
Agrega categorías, subcategorías y platillos con fotos y precios.
Pedido del cliente
Así es como tus clientes escanean el QR y ordenan desde su mesa.
¿Qué es KobenOS?
KobenOS es un sistema de punto de venta diseñado para restaurantes. Permite que tus clientes ordenen directamente desde la mesa usando un código QR, mientras tú y tu equipo tienen una vista en tiempo real de cada pedido, mesa y platillo — desde cualquier dispositivo.
Para tus clientes
- Exploran tu menú con fotos y videos
- Ordenan desde cualquier celular — sin descargar nada
- Siguen el estado de su pedido en la mesa
- Solicitan agua, la cuenta y más
Para ti y tu equipo
- Pedidos en tiempo real de todas las mesas
- Pantalla de cocina para tus cocineros
- Gestiona menú, personal e inventario
- Analíticas y facturación incluidas
Primeros pasos
Crear tu cuenta
- 1 Ve a la URL de KobenOS y haz clic en Registrarse
- 2 Ingresa tu nombre, correo electrónico y una contraseña
- 3 Revisa tu bandeja y haz clic en el enlace de verificación
- 4 Una vez verificado, el asistente de configuración inicial te guiará
Configurar tu restaurante
Después de verificar tu correo, un breve asistente te guiará por:
- 1 Nombre de la organización — tu marca o razón social
- 2 Datos del restaurante — nombre, dirección, teléfono
- 3 Tu primera categoría de menú — puedes agregar más después
- 4 Tu primera mesa — número y capacidad de comensales
Puedes omitir cualquier paso y completar los detalles más tarde desde Configuración.
Iniciar sesión
Ve a la URL de KobenOS e ingresa tu correo y contraseña. Si olvidaste tu contraseña, haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña? y sigue el enlace enviado a tu correo.
Después de 5 intentos fallidos, tu cuenta quedará bloqueada durante 15 minutos como medida de seguridad.
Resumen del panel
El Resumen es la primera pantalla que ves al iniciar sesión. Te muestra un vistazo en tiempo real de tu restaurante en este momento.
| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| Ingresos de hoy | Total de ventas de pedidos completados hoy |
| Pedidos de hoy | Número de pedidos completados hoy |
| Ticket promedio | Valor promedio por pedido hoy |
| Ocupación de mesas | Cuántas mesas están ocupadas vs disponibles |
Debajo de las tarjetas encontrarás:
- Pedidos recientes — los últimos pedidos realizados con su estado actual
- Solicitudes de servicio activas — mesas que pidieron agua, la cuenta, ayuda, etc.
- Alertas de stock bajo Pro — ingredientes que están por debajo del mínimo
El resumen se actualiza automáticamente para que siempre veas la información más reciente sin necesidad de recargar la página.
Órdenes (pedidos)
La sección de Pedidos muestra en tiempo real todos los pedidos realizados en tu restaurante.
Flujo de estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Pedido recién realizado, esperando confirmación |
| Confirmado | Pedido aceptado por la cocina |
| Preparando | La cocina está trabajando en él |
| Listo | La comida está lista para servirse |
| Completado | Pedido servido y cerrado |
| Cancelado | El pedido fue cancelado |
Filtrar pedidos
Usa los filtros en la parte superior para buscar por estado, rango de fechas, número de mesa o tipo de pedido (comedor, para llevar, domicilio).
Trabajar con un pedido
Haz clic en cualquier pedido para abrir el panel de detalles. Desde ahí puedes:
- Actualizar el estado — avanzarlo en el flujo de trabajo
- Cancelar un platillo — eliminar una línea e ingresar un motivo
- Aplicar descuento — monto fijo o porcentaje (requiere PIN de gerente)
- Agregar notas — instrucciones visibles para la cocina
- Dividir la cuenta — separar el total en partes iguales
- Imprimir la cuenta — genera un comprobante en PDF
POS para llevar y propinas
La sección POS es la caja rápida para ventas de mostrador y para llevar: armas la orden, cobras y la orden pasa a cocina ya pagada. Aquí se explica exactamente qué pasa con la propina desde que la eliges hasta el corte de caja.
Cobrar una venta con propina
- 1 En POS, agrega los platillos a la orden
- 2 Presiona COBRAR. Se abre el resumen de cobro
- 3 En el renglón Propina elige 10%, 15%, 20% u Otro (para escribir un monto en pesos). Para quitarla, vuelve a tocar el botón seleccionado
- 4 Elige la forma de pago y presiona CONFIRMAR Y ENVIAR
Cómo se calcula
- El porcentaje se calcula sobre el subtotal (la suma de los platillos), antes de descuentos.
- Con Otro, la propina es exactamente el monto que escribas.
- El total a cobrar es: subtotal − descuentos + propina.
| Concepto | Ejemplo |
|---|---|
| Subtotal (2 lattes de $50) | $100.00 |
| Descuento | −$10.00 |
| Total del consumo | $90.00 |
| Propina 15% (sobre $100.00) | $15.00 |
| Total que se cobra al cliente | $105.00 |
Qué queda registrado
La propina se guarda como dinero, junto con el pago, separada del consumo:
| Dónde | Qué verás |
|---|---|
| La orden (en Órdenes y Cobros) | Total de $105.00: lo que realmente se cobró. En el detalle de la orden, la propina aparece en su propio renglón, Propina/Servicio $15.00. |
| El ticket | El consumo, la propina y lo cobrado en renglones separados (ver abajo). |
| Caja (corte de caja) | El efectivo esperado incluye la propina de las ventas en efectivo, porque ese dinero está en el cajón. Lo mismo para tarjeta y transferencia. |
| Analíticas | La propina no cuenta como venta: Ventas netas muestra $90.00 y la propina aparece aparte, en Propinas ($15.00). |
| Cocina | La propina ya no aparece como nota de la orden. Las notas quedan solo para el nombre del cliente e indicaciones de preparación. |
Cómo se ve en el ticket
SUBTOTAL $100.00 DESCUENTO -$10.00 TOTAL $90.00 PROPINA $15.00 TOTAL CON PROPINA $105.00 FORMA DE PAGO EFECTIVO
- TOTAL es el consumo (lo que el cliente pidió, menos descuentos). No incluye la propina.
- PROPINA y TOTAL CON PROPINA solo se imprimen cuando hubo propina. Sin propina, el ticket se ve igual que siempre.
- El importe con letra al pie del ticket corresponde a lo cobrado (total con propina).
- Aplica igual al ticket impreso en impresora térmica, al ticket del navegador y a las reimpresiones desde Órdenes y Cobros.
Si el pago no queda registrado
Si se va el internet o el servidor falla justo después de cobrar, la orden se crea pero puede no quedar marcada como pagada. En ese caso aparece un aviso que no desaparece solo:
La orden #501 se creó, pero no quedó registrada como pagada. Presiona Reintentar para que cuente como venta. Debajo aparece el motivo con su código de error.
- Presiona Reintentar: se vuelve a registrar el pago con la misma propina.
- Reintentar varias veces es seguro: la propina se registra una sola vez, nunca se suma dos veces.
- El aviso sigue en pantalla aunque continúes con la siguiente venta, hasta que el pago quede registrado o lo cierres.
Propina en mesas
En las mesas, la propina se agrega al cerrar la cuenta con el interruptor Propina / Servicio y su porcentaje. Se registra y se reporta igual que en el POS para llevar, y el ticket muestra los mismos renglones: TOTAL (consumo), PROPINA y TOTAL CON PROPINA.
Ventas anteriores a este cambio. Antes, la propina del POS para llevar solo se anotaba como texto en las notas de la orden ("Propina: $15.00"), el total guardado no la incluía y el corte de caja mostraba un sobrante por cada venta con propina. Esas órdenes antiguas no se modifican: conservan su nota y su total original.
Si usas la app instalada en una tablet Android, actualízala a la versión más reciente para que la propina se registre así. En el navegador basta con recargar la página.
Mesas
La sección de Mesas te permite gestionar la distribución del comedor. Cada tarjeta muestra el número de mesa, capacidad, estado actual, tiempo de ocupación y código QR.
Agregar y editar mesas
- 1 Haz clic en Agregar mesa
- 2 Ingresa el número de mesa y la capacidad
- 3 El código QR se genera automáticamente
Para editar, haz clic en el ícono de lápiz. Para eliminar, usa el menú de tres puntos → Eliminar.
Estados de mesa
Mesa limpia y lista para nuevos comensales.
Hay comensales sentados en esta mesa.
Mesa reservada para una próxima reservación.
La mesa se está limpiando — no disponible.
Códigos QR
Cada mesa tiene un código QR único. Al escanearlo, el cliente accede directamente a tu menú vinculado a esa mesa — sin descargar ninguna app.
- Para imprimir o descargar un QR, haz clic en el ícono QR de la mesa
- Para regenerar un solo QR: menú de tres puntos → Regenerar QR
- Para regenerar todos los QR: haz clic en Regenerar todos los QR en la parte superior
Al regenerar, los códigos QR anteriores dejan de funcionar de inmediato. Imprime y reemplaza los QR físicos en tus mesas.
Unir mesas
Si un grupo grande necesita dos mesas contiguas compartiendo una sola cuenta:
- 1 Haz clic en el menú de tres puntos de una mesa
- 2 Selecciona Unir con…
- 3 Elige la segunda mesa
Los pedidos de ambas mesas se combinarán. Para separarlas, selecciona Separar mesas.
Lista de espera
Cuando tu restaurante está lleno, la lista de espera integrada te permite llevar el control. Haz clic en Agregar a lista de espera, ingresa el nombre del comensal, número de personas y teléfono. Cuando se libere una mesa, haz clic en Sentar para quitarlos de la lista.
Zonas del comedor
Las zonas te permiten agrupar mesas en áreas nombradas de tu restaurante — "Terraza", "Salón principal", "Barra" — para organizar mejor tu comedor y filtrar pedidos por área.
Crear una zona
- 1 Ve a Mesas en el panel lateral
- 2 Haz clic en Administrar zonas
- 3 Haz clic en Agregar zona e ingresa un nombre (ej. "Terraza", "Barra")
- 4 Haz clic en Guardar
Asignar mesas a una zona
Puedes asignar una zona al crear o editar una mesa. Abre el formulario de edición y selecciona la zona correspondiente en el campo Zona.
Usa el filtro de zonas en la parte superior de la sección de Mesas para ver solo las mesas de un área específica de tu restaurante.
Pantalla de cocina (KDS)
La Pantalla de Cocina está diseñada para correr en tu cocina — tu equipo ve cada pedido entrante en tiempo real sin necesitar tickets de papel.
Qué puede hacer el personal de cocina
- Ver todos los pedidos abiertos agrupados por estado
- Ver cada platillo con número de mesa y tiempo transcurrido
- Marcar platillos como Preparando o Listo
- Cancelar un platillo con motivo obligatorio
Cómo configurarla
Abre Panel → Cocina en cualquier pantalla de tu cocina y mantén esa pestaña abierta — se actualiza automáticamente.
Para mejor experiencia, usa una tablet o monitor dedicado en modo pantalla completa.
Staff (personal)
La sección de Personal te permite gestionar a todos los que trabajan en tu restaurante.
Agregar personal
- 1 Haz clic en Agregar colaborador
- 2 Ingresa su nombre, correo, teléfono y puesto
- 3 Haz clic en Enviar invitación
El colaborador recibirá un correo para establecer su contraseña. Una vez que inicie sesión, su acceso estará limitado a las secciones que corresponden a su puesto.
Puestos de trabajo
Para eliminar a un colaborador, usa el menú de tres puntos → Eliminar. Su acceso se revoca de inmediato.
Turnos
El calendario de turnos te permite planificar quién trabaja y cuándo.
- 1 Haz clic en Agregar turno
- 2 Selecciona el colaborador y su puesto para ese turno
- 3 Establece la hora de inicio y fin
- 4 Haz clic en Guardar
Los turnos pueden editarse o cancelarse en cualquier momento.
Promociones
La sección de Promociones te permite crear descuentos y ofertas especiales que tu equipo puede aplicar a los pedidos directamente desde el panel.
Crear una promoción
- 1 Ve a Promociones en el panel lateral
- 2 Haz clic en Nueva promoción
- 3 Ingresa un nombre y selecciona el tipo de descuento
- 4 Configura el valor y las condiciones, luego haz clic en Guardar
Tipos de descuento
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Porcentaje | Descuento como porcentaje del total del pedido (ej. 10%) |
| Monto fijo | Descuento de cantidad fija en moneda local (ej. $50 MXN) |
Aplicar una promoción a un pedido
Abre el pedido y haz clic en Aplicar descuento. Selecciona la promoción del listado — el descuento se calculará y aplicará automáticamente al total.
Aplicar un descuento a un pedido requiere el PIN de gerente. Configúralo en Configuración → Seguridad.
Inventario
La sección de Inventario te ayuda a rastrear tus materias primas e ingredientes para que siempre sepas con qué cuentas.
Agregar artículos al inventario
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | ej. "Jitomate" |
| Categoría | ej. "Verduras", "Lácteos", "Carnes" |
| Cantidad | Nivel de stock actual |
| Unidad | kg, L, piezas, etc. |
| Cantidad mínima | Nivel en el que recibirás una alerta de stock bajo |
| Costo por unidad | Para cálculos de costo de alimentos |
| Proveedor | Nombre del distribuidor |
En la app, cada artículo del inventario se llama insumo. Para crear uno: Inventario → Agregar, llena el formulario y presiona Guardar.
Si ya existe un insumo con ese nombre
Tener el mismo producto dado de alta dos veces es la causa más común de existencias que "no cuadran": las recetas descuentan de un registro y las compras entran al otro. Por eso KobenOS te avisa antes de crear un insumo cuyo nombre ya existe.
Dos nombres se consideran el mismo aunque cambien las mayúsculas, los acentos o los espacios: "Azúcar", "azucar", "AZÚCAR" y " Azucar " son el mismo insumo. La regla completa está en Nombres repetidos.
- 1 Escribes el nombre de un insumo que ya existe (por ejemplo "azucar" cuando ya tienes "Azúcar") y presionas Guardar
- 2 No se crea nada todavía. Aparece una ventana con el título Ya tienes un insumo llamado "Azúcar", que te dice en qué unidad está registrado (por ejemplo "Está registrado en kg")
- 3 Eliges una de las tres opciones de la ventana
| Botón | Qué hace | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Abrir el que ya existe | Cierra la ventana y abre el insumo existente para editarlo. No se crea nada. | Casi siempre. Es el mismo producto y solo querías ajustar su cantidad, costo o categoría. |
| Son productos distintos, crear de todos modos | Crea el insumo nuevo aunque el nombre coincida. | Solo si de verdad son dos productos. Es mejor cancelar y ponerle un nombre que los distinga ("Azúcar refinada", "Azúcar mascabado"). |
| Cancelar y cambiar el nombre | Cierra la ventana y te regresa al formulario con todo lo que habías escrito, para que cambies el nombre. | Cuando es un producto distinto y quieres nombrarlo mejor. |
Si creas el insumo de todos modos, tendrás dos registros con el mismo nombre y cada uno llevará sus propias existencias. Las recetas descuentan del que tengan vinculado; las compras entran al que elijas al recibirlas.
Al editar un insumo: puedes corregir su ortografía sin ningún aviso (de "azucar" a "Azúcar"). Lo que no se permite es cambiarle el nombre por el de otro insumo que ya existe; en ese caso el cambio no se guarda y aparece el mensaje Ya existe un insumo llamado "Azúcar" (kg). Usa ese en lugar de crear otro; si de verdad son productos distintos, ponle un nombre que los distinga.
Al importar una lista (hoja de cálculo o captura rápida): los renglones cuyo nombre ya existe se omiten, no se duplican ni modifican el insumo existente. Al terminar, el resumen te dice cuántos se crearon y cuántos se omitieron. Si la misma lista trae el mismo nombre dos veces, solo se crea el primero.
Los insumos archivados no cuentan: puedes crear un insumo con el nombre de uno que archivaste.
Categorías del inventario
La categoría de un insumo es texto libre: la escribes en el campo Categoría (Grupo). Arriba de la lista aparece una pestaña por cada categoría, más Todos y Sin categoría (los insumos que no tienen ninguna).
- Una sola pestaña por categoría. Si unos insumos dicen "Lácteos", otros "lacteos" y otros "LACTEOS", todos aparecen juntos en una sola pestaña.
- Qué nombre lleva la pestaña. La forma mejor escrita entre las que existen, en este orden: primero la que tiene acentos ("Lácteos" antes que "Lacteos"); después la que empieza con mayúscula y no está toda en mayúsculas ("Bebidas" antes que "bebidas" o "BEBIDAS"); si aún hay empate, la que usan más insumos.
- Al escribir la categoría, el campo te sugiere primero las categorías que ya usas y después las de ejemplo. Elige una de la lista para no crear una variante.
- Al guardar, si la categoría que escribiste ya existe con otra ortografía, el insumo se guarda con la forma mejor escrita. Ejemplo: ya tienes "Lácteos" y escribes "lacteos"; el insumo queda en "Lácteos".
- Tus insumos anteriores no se reescriben. Lo que ya estaba guardado se queda como estaba; simplemente se muestra agrupado.
"Lácteos" y "Lácteos y huevo" sí son categorías distintas: solo se juntan los nombres que son iguales letra por letra una vez que se ignoran mayúsculas, acentos y espacios.
Proveedores
En Inventario → Proveedores no puede haber dos proveedores con el mismo nombre (misma regla: sin importar mayúsculas, acentos ni espacios). Si intentas crear uno repetido, o cambiarle el nombre a uno por el de otro, no se guarda y aparece el mensaje Ya existe un proveedor llamado "Lala". Edita ese en lugar de crear otro.
Control de stock
- Ajustar stock — suma o resta unidades después de recibir un pedido o hacer inventario físico
- Alertas de stock bajo — cuando un artículo cae por debajo de su mínimo, aparece una advertencia en el Resumen del panel
Vincular ingredientes a platillos
Dentro del formulario de edición de cualquier platillo, puedes agregar los ingredientes que usa y la cantidad por porción. Al completar un pedido, el stock se descuenta automáticamente.
Al escribir el nombre de un ingrediente, KobenOS busca el insumo con ese nombre usando la misma regla de nombres repetidos: si escribes "azucar" y tu insumo se llama "Azúcar", se vinculan. La lista de sugerencias también encuentra el insumo aunque escribas sin acentos.
| Situación | Lo que pasa |
|---|---|
| El ingrediente coincide con un insumo | Queda vinculado: cada venta del platillo descuenta ese insumo. |
| Hay dos insumos con ese mismo nombre | Se vincula el que está escrito exactamente igual que el ingrediente; si ninguno lo está, el más antiguo. |
| No existe ningún insumo con ese nombre | El ingrediente se guarda en la receta pero no descuenta inventario. Usa crear y vincular para darlo de alta ahí mismo. |
| Usas "crear y vincular" y el insumo ya existía | No se crea otro: se vincula el existente y aparece el aviso Ya existía el insumo "Azúcar" (kg): se vinculó ese, no se creó otro. |
| La unidad de la receta no es compatible con la del insumo (por ejemplo, la receta dice "ml" y el insumo está en "kg") | El platillo no se guarda y aparece el mensaje Unidades incompatibles en "Azúcar": la receta usa "ml" pero el insumo está en "kg". Usa una unidad del mismo tipo (volumen, peso o pieza) o agrega una conversión al insumo. |
Antes, un ingrediente escrito sin acento ("Azucar") no se vinculaba con el insumo "Azúcar" y la receta dejaba de descontarlo sin avisar. Ahora sí se vinculan. Como resultado, al volver a guardar un platillo antiguo puede aparecer por primera vez el mensaje de Unidades incompatibles: significa que ese ingrediente nunca estuvo descontando inventario. Corrige la unidad en la receta o agrega una conversión al insumo y vuelve a guardar.
Funciones de IA en inventario Pro
Haz clic en Rellenar desde recetas para que el sistema lea todas las recetas de tu menú y cree automáticamente los artículos de inventario faltantes. Perfecto para dar de alta el inventario desde cero una vez que ya tienes tus recetas listas. Al finalizar muestra un resumen de cuántos artículos se crearon y cuántos ya existían.
En la sección de Analíticas → Insights IA, haz clic en Revisar restock. La IA analiza los artículos por debajo de su mínimo y el consumo de los últimos 7 días, y genera una orden de compra sugerida con cantidades calculadas para dos semanas de operación.
Panel automático que identifica ingredientes con más de 14 días de stock acumulado según su tasa de consumo. Muestra el nombre, cantidad actual, valor en dinero y días estimados de existencia — con código de color según urgencia.
Si tienes ingredientes con exceso de stock, haz clic en Sugerir promoción. La IA genera 2–3 ideas de promociones ancladas a esos insumos, incluyendo nombre de la promo, descuento sugerido y un mensaje listo para redes sociales.
Analíticas
La sección de Analíticas te da gráficas e informes para entender el desempeño de tu restaurante.
| Reporte | Descripción |
|---|---|
| Tendencia de ingresos | Ingresos diarios en el período seleccionado |
| Conteo de pedidos | Número de pedidos por día |
| Horas más ocupadas | Mapa de calor de pedidos por hora del día |
| Ticket promedio | Cómo cambia el valor promedio por pedido en el tiempo |
| Platillos más vendidos | Tus mejores platillos por cantidad vendida e ingresos |
| Desempeño del personal | Pedidos atendidos por colaborador |
Usa el selector de fechas para ver datos de hoy, últimos 7 días, últimos 30 días o un rango personalizado. También puedes filtrar por tipo de servicio (comedor, para llevar, domicilio).
Facturación
La sección de Facturación te permite crear y gestionar tus facturas fiscales.
Antes de comenzar, asegúrate de que tu RFC y la tasa de IVA estén completos en Configuración → Facturación e impuestos.
Crear una factura
- 1 Haz clic en Nueva factura
- 2 Selecciona un pedido completado — los artículos y totales se llenan automáticamente
- 3 Verifica los datos y haz clic en Timbrar
Los artículos marcados como no facturables en el menú se excluyen automáticamente.
Estados de factura
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Creada pero no emitida aún |
| Emitida | Enviada al cliente |
| Pagada | Pago confirmado |
| Cancelada | Factura anulada |
Devoluciones
Para emitir una devolución, abre la factura y haz clic en Emitir nota de crédito. Esto crea un registro de cancelación vinculado a la factura original.
Configuración
Configura los datos, seguridad y preferencias de tu restaurante desde las siguientes secciones.
General
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del restaurante | El nombre que ven los clientes |
| Dirección | Calle, colonia, CP, ciudad |
| Teléfono | Número de contacto |
| Correo electrónico | Correo de contacto |
| Horario de atención | Apertura y cierre por día de la semana |
| Logo / imagen de portada | Tu imagen de marca en la pantalla de pedidos |
Facturación e impuestos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| RFC | Tu identificación fiscal |
| Tasa de IVA | Tasa de impuesto aplicada a los pedidos (ej. 16%) |
| Razón social | Nombre legal usado en las facturas |
Seguridad
| Campo | Descripción |
|---|---|
| PIN de gerente | Requerido para acciones sensibles como descuentos o cancelaciones |
| PIN de personal | Requerido para acciones básicas del personal |
Mantén estos PINs en privado. Solo los gerentes deben conocer el PIN de gerente.
Códigos QR
La URL base de QR es la dirección web integrada en todos los QR de tus mesas. Normalmente no necesitas cambiarla. Si cambias el dominio de tu aplicación, actualiza este campo y luego regenera todos los QR.
Sucursales Pro
Si gestionas múltiples sucursales, puedes crear y administrar cada una desde la misma cuenta. Cada sucursal tiene su propio menú, mesas, personal y pedidos de forma independiente.
- 1 Ve a Configuración → Sucursales
- 2 Haz clic en Agregar sucursal
- 3 Ingresa el nombre, dirección y datos de la nueva ubicación
- 4 Haz clic en Guardar
Para cambiar entre sucursales, haz clic en el nombre del restaurante en la parte superior del panel lateral y selecciona la ubicación deseada.
Cómo ordenan los clientes en la mesa
Así se ve la experiencia desde el punto de vista del cliente — sin descargar apps ni crear cuenta.
- 1 El cliente se sienta y escanea el código QR de su mesa con la cámara del celular
- 2 Tu menú se abre al instante en el navegador, mostrando categorías y platillos
- 3 Navegan, tocan un platillo para ver fotos, descripción y detalles
- 4 Agregan artículos al carrito (opcional: agregan notas por platillo)
- 5 Tocan Hacer pedido — el pedido va directamente a tu cocina
- 6 Pueden seguir el estado de su pedido en la misma pantalla
- 7 Cuando quieren pagar, tocan Solicitar cuenta — tu personal recibe una alerta
Los clientes también pueden chatear con el Asistente de menú con IA para preguntar sobre ingredientes, alérgenos y recomendaciones directamente desde la pantalla del menú.
Solicitudes de servicio
Los clientes pueden tocar un botón en cualquier momento para pedir asistencia — sin esperar a que pase un mesero. Todas las solicitudes aparecen en tu panel de Resumen en tiempo real.
Haz clic en Resolver en cualquier solicitud una vez atendida.
Nombres de las secciones
Así se llama cada sección en el menú lateral de la app, y qué encuentras en ella. La ayuda dentro de la app, los mensajes y esta guía usan estos mismos nombres.
| En el menú lateral | Qué es |
|---|---|
| Resumen | Ventas y actividad del día en tiempo real. |
| Órdenes | Todos los pedidos: de mesa, para llevar y a domicilio. En esta guía, "pedido" y "orden" son lo mismo. |
| Entregas | Pedidos a domicilio y de tu tienda en línea. |
| POS | Caja rápida para ventas de mostrador y para llevar. |
| Cocina | Pantalla de cocina (KDS). |
| Menú | Categorías, subcategorías, platillos y recetas. |
| Mesas | Plano de mesas, cuentas abiertas y cierre de cuenta. |
| Inventario | Insumos, proveedores, compras, conteos y mermas. |
| Cobros | El dinero del día: indicadores de ventas, órdenes cobradas con su detalle, desglose por forma de pago, promociones aplicadas y mermas. No es donde pagas tu plan de KobenOS. |
| Staff | Tu personal: cuentas de trabajadores, turnos y nómina. |
| Fidelidad y Cupones | Programa de lealtad, recompensas y cupones. |
| Registrar visita | Sellar la visita de un cliente del programa de lealtad. |
| Analíticas | Reportes de ventas, costos, utilidad y propinas. |
| Contabilidad | Facturas (CFDI) y registros contables. |
| Configuración | Datos del restaurante, hardware, operación y suscripción. |
| Ayuda | Guías dentro de la app y contacto con soporte. |
Las secciones que ves dependen de tu plan y de los permisos de tu usuario.
Pestañas de Configuración
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| General | Los datos de tu restaurante. |
| Hardware | Estaciones de cocina, terminal de pago e impresora térmica. |
| Operación | Zonas del comedor, importación de menú, desechables y herramientas de códigos QR. |
| Pedidos en línea | Tu tienda en línea para pedidos para llevar o a domicilio. |
| Suscripción | Tu plan de KobenOS, la forma de pago y los recibos. Antes esta pestaña se llamaba "Facturación". |
Tres cosas que antes se confundían: Cobros es lo que tú le cobras a tus clientes; Suscripción es lo que tú pagas por KobenOS; Facturación (CFDI) son las facturas fiscales que emites a tus clientes.
La aplicación instalada en Android y en el navegador ahora aparece con el nombre KobenOS (antes "ATIS POS"). Es la misma aplicación; no necesitas reinstalar nada ni volver a iniciar sesión.
Nombres repetidos
KobenOS usa una sola regla para decidir si dos nombres son "el mismo". Se aplica a insumos, categorías de inventario, categorías y subcategorías del menú, proveedores y a la vinculación de ingredientes de las recetas.
La regla
Para comparar dos nombres, KobenOS ignora:
- Mayúsculas y minúsculas: "LECHE" es igual a "leche".
- Acentos, diéresis y la tilde de la ñ: "Azúcar" es igual a "Azucar"; "Piña" es igual a "Pina".
- Espacios al inicio, al final y repetidos: " Leche entera " es igual a "Leche entera".
Todo lo demás sí cuenta: letras, números, signos y palabras adicionales.
| Nombre A | Nombre B | ¿Son el mismo? |
|---|---|---|
| Azúcar | azucar | Sí |
| CAFÉ | Café | Sí |
| Leche entera | leche entera | Sí |
| Jalapeño | jalapeno | Sí |
| Leche entera | Leche deslactosada | No |
| Café | Café descafeinado | No |
| Vaso 12 oz | Vaso 16 oz | No |
| Jarabe vainilla | Jarabe de vainilla | No |
| Tapa | Tapas | No |
La regla no detecta abreviaturas, plurales ni sinónimos. "Jarabe vainilla" y "Jarabe de vainilla", o "Tapa" y "Tapas", siguen siendo nombres distintos: revísalos tú y deja uno solo.
Qué pasa en cada lugar
| Dónde | Si el nombre ya existe |
|---|---|
| Insumo nuevo (Inventario → Agregar) | Te pregunta antes de crear. Puedes abrir el existente, crear de todos modos o cambiar el nombre. Ver detalle |
| Cambiar el nombre de un insumo | No se guarda si el nombre nuevo es el de otro insumo. |
| Importar insumos | Los renglones repetidos se omiten. |
| "Crear y vincular" desde una receta | Se vincula el insumo existente; no se crea otro. |
| Ingrediente de una receta | Se vincula con el insumo aunque esté escrito con otras mayúsculas o sin acentos. |
| Categoría de inventario | Se muestra una sola pestaña y el insumo nuevo se guarda con la forma mejor escrita. Ver detalle |
| Categoría o subcategoría del menú | No se crea otra; se usa la existente. Al renombrar hacia un nombre existente, no se guarda. |
| Proveedor | No se guarda; te pide editar el existente. |
Qué pasa con lo que ya tenías
- Nada se borra ni se fusiona automáticamente. Si ya tenías dos insumos, dos categorías de menú o dos proveedores con el mismo nombre, los dos siguen ahí con sus existencias, platillos e historial.
- Las categorías de inventario escritas de varias formas ahora se ven en una sola pestaña, sin cambiar lo que está guardado en cada insumo.
- Los ingredientes de recetas que no estaban vinculados por una diferencia de acentos o mayúsculas se vinculan la próxima vez que guardes el platillo.
- Para unir dos insumos que en realidad son el mismo, usa Inventario → Herramientas → Duplicados: te muestra los insumos con el mismo nombre, eliges cuál conservar, y las existencias y las recetas del otro pasan a ese. El otro queda archivado, no borrado. Si sus unidades no se pueden convertir entre sí (por ejemplo kg y L), la fusión no se hace y te lo indica.
Suscripción y pago
Tu plan de KobenOS se administra en Configuración → Suscripción. Solo el dueño de la cuenta puede agregar una forma de pago, activar o cambiar el plan.
Durante la prueba gratuita
Cuando faltan 7 días o menos para que termine la prueba, aparece una franja naranja en la parte superior de la app. Solo la ven el dueño y los administradores.
| Quién la ve | Qué dice | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Dueño, sin tarjeta registrada | "3 días restantes de prueba gratuita." (el último día: "Último día de prueba gratuita.") | Botón Agregar método de pago: abre la página segura de pago para registrar tu tarjeta. |
| Dueño, con tarjeta registrada | "…Tu tarjeta ····4242 se cobrará automáticamente al terminar." | Nada: el cobro se hará solo al terminar la prueba. |
| Administrador | "…Pide al dueño de la cuenta que agregue un método de pago." | Avisar al dueño. No tiene botón de pago. |
Al presionar Agregar método de pago, el botón cambia a "Abriendo…" y te lleva a la página de pago. Si algo lo impide, el motivo aparece debajo de la franja con su código de error; el botón ya no se queda sin hacer nada.
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Tu cuenta todavía no tiene un perfil de pago. Entra a Configuración → Suscripción y activa tu plan… (Error 3004) | La app te lleva sola a Configuración → Suscripción. Elige tu plan y presiona Activar Suscripción. Los días de prueba que te quedan se respetan. |
| Solo el dueño de la cuenta puede administrar la suscripción y los pagos… (Error 3002) | Pide al dueño que inicie sesión y lo haga. |
| No pudimos comunicarnos con el procesador de pagos… (Error 3001) | Espera unos segundos e intenta de nuevo. No se hizo ningún cargo. |
| Esta cuenta es de cortesía y no tiene cobros que administrar… (Error 3003) | No necesitas pagar. Para cambios, contacta a soporte. |
Después de pagar
- Al regresar de la página de pago, la app confirma tu pago; puede tardar hasta un minuto. Mientras tanto no te ofrece pagar otra vez.
- Si después de ese tiempo el pago aún no se refleja, verás: "Tu pago se recibió, pero todavía no se refleja en tu cuenta. Espera un minuto y recarga la página; si sigue igual, contacta a soporte. (Error 5003)". No vuelvas a pagar: recarga la página.
- Activar tu plan durante la prueba no reinicia ni acorta los días de prueba que te quedan.
Si la prueba terminó o la cuenta está suspendida
La app muestra una pantalla de bloqueo. El dueño ve el botón para activar o reactivar la suscripción; un administrador ve la indicación de avisar al dueño y puede cerrar sesión. Si el pago falla, el motivo aparece en esa misma pantalla.
Mensajes de error
Cuando algo falla, KobenOS te lo dice en palabras sencillas y agrega un código al final. El código le dice a nuestro equipo exactamente qué revisar.
No pudimos conectar con la base de datos. Intenta de nuevo en unos segundos; si el problema continúa, contacta a soporte. (Error 1000 · Ref K7Q2M9XD)
- El texto explica qué pasó y qué puedes hacer.
- Error 1000 es el tipo de falla (ver la tabla).
- Ref K7Q2M9XD identifica ese momento exacto en nuestros registros. Aparece solo en fallas del servidor; cada vez es distinta.
Al contactar a soporte (support@kobenos.com), envía el mensaje completo con el número de error y la Ref, o una captura de pantalla. Con eso encontramos la causa sin pedirte más datos.
Códigos
| Código | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| 1000 | No pudimos conectar con la base de datos. | Intenta de nuevo en unos segundos. Si continúa, contacta a soporte. |
| 1001 | La base de datos tardó demasiado en responder. | Intenta de nuevo en unos segundos. |
| 1002 | No pudimos guardar o leer la información. | Intenta de nuevo. Si continúa, contacta a soporte con la Ref. |
| 1003 | No encontramos la base de datos de tu cuenta. | Cierra sesión y vuelve a entrar. Si continúa, contacta a soporte. |
| 1010 | Una función no está disponible por un problema de configuración del servicio. | Contacta a soporte. |
| 1011 | El servicio tardó demasiado en responder. | Intenta de nuevo en unos segundos. |
| 1900 | Error inesperado; la acción no se completó. | Intenta de nuevo. Si continúa, contacta a soporte con la Ref. |
| 2001 | Tu sesión expiró. | Vuelve a iniciar sesión. |
| 2002 | La prueba o la suscripción de la cuenta terminó. | El dueño debe activarla en Configuración → Suscripción. |
| 2003 | No tienes permiso para hacer esto. | Pide ayuda al dueño o a un administrador. |
| 2004 | La cuenta está suspendida por un problema de pago. | El dueño debe regularizar el pago. |
| 2005 | Es una sesión de soporte de solo lectura. | No puede hacer cambios; no requiere acción de tu parte. |
| 2006 | La acción necesita la autorización de un gerente. | Pide a un gerente que la autorice con su PIN. |
| 2010 | Demasiados intentos. | Espera un momento antes de volver a intentar. |
| 3000 | El sistema de pagos no está disponible. | Contacta a soporte. |
| 3001 | No pudimos comunicarnos con el procesador de pagos. | Intenta de nuevo en unos segundos. |
| 3002 | Solo el dueño puede administrar la suscripción y los pagos. | Pide al dueño que inicie sesión. |
| 3003 | Cuenta de cortesía: no tiene cobros que administrar. | Contacta a soporte para cualquier cambio. |
| 3004 | La cuenta aún no tiene un perfil de pago. | Entra a Configuración → Suscripción y activa tu plan. |
| 3005 | La suscripción ya está activa; no hay nada pendiente. | Recarga la página. |
| 3006 | El plan elegido todavía no se puede contratar en línea. | Contacta a soporte para activarlo. |
| 3007 | No encontramos los datos de suscripción de tu cuenta. | Cierra sesión y vuelve a entrar. Si continúa, contacta a soporte. |
| 4000 | El asistente de IA no está disponible. | Intenta de nuevo en unos segundos. |
| 4100 | No pudimos comunicarnos con Mercado Pago. | Intenta de nuevo; verifica el cobro en tu terminal antes de repetirlo. |
| 4200, 4210, 4220 | No pudimos comunicarnos con Uber Eats, Rappi o DiDi Food. | Intenta de nuevo en unos segundos. |
| 4300 | No pudimos enviar el correo. | Intenta de nuevo en unos segundos. |
| 4400 | No pudimos procesar el archivo o la imagen. | Intenta de nuevo, o usa otro archivo. |
| 4500 | La tarjeta digital de lealtad no está disponible. | Contacta a soporte. |
| 5000 | Tu dispositivo no pudo conectar con el servidor. | Revisa tu conexión a internet e intenta de nuevo. |
| 5001 | La operación tardó demasiado. | Revisa tu conexión e intenta de nuevo. |
| 5002 | Recibimos una respuesta que no pudimos leer. | Intenta de nuevo. Si continúa, contacta a soporte. |
| 5003 | Tu pago se recibió, pero aún no se refleja en tu cuenta. | Espera un minuto y recarga la página. No vuelvas a pagar. |
| 5400 | No pudimos completar la acción. | Intenta de nuevo. Si continúa, contacta a soporte. |
| 5404 | No encontramos lo que buscabas; puede que ya no exista. | Recarga la página e intenta de nuevo. |
| 5413 | El archivo es demasiado grande. | Usa uno más pequeño. |
| 5500 | El servidor tuvo un problema. | Intenta de nuevo. Si continúa, contacta a soporte. |
Cómo leer el número: los 1000 son fallas de nuestra plataforma; los 2000, de tu sesión o permisos; los 3000, de suscripción y pagos; los 4000, de servicios externos (IA, Mercado Pago, apps de entrega, correo); los 5000, de la conexión o de tu dispositivo.
No todos los avisos llevan código. Los mensajes que te piden corregir algo, como Ya existe un proveedor llamado "Lala" o Unidades incompatibles en "Azúcar", no son fallas del sistema: basta con seguir lo que indican.
Planes y funciones
| Función | Lite | Estándar | Profesional |
|---|---|---|---|
| Gestión de menú | check_circle | check_circle | check_circle |
| Pedido por QR en mesa | remove | check_circle | check_circle |
| Pedidos y pantalla de cocina | check_circle | check_circle | check_circle |
| Gestión de personal | check_circle | check_circle | check_circle |
| Solicitudes de servicio | check_circle | check_circle | check_circle |
| Reservaciones | remove | check_circle | check_circle |
| Promociones | remove | check_circle | check_circle |
| Zonas del comedor | remove | check_circle | check_circle |
| Multisucursal | remove | remove | check_circle |
| Analíticas | remove | remove | check_circle |
| Control de inventario | remove | remove | check_circle |
| Facturación | remove | remove | check_circle |
| Asistente de menú con IA | remove | remove | check_circle |
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